Avis Calendly : le calendrier connecté et automatisé

Calendly est un outil permettant de synchroniser son calendrier tout en proposant une version publique pour la prise de rendez-vous par son équipe, ses clients ou ses prospects. L'outil permet de présélectionner des plages horaires de disponibilités et d'ajouter un statut indisponible lorsque l'individu a déjà un rendez-vous de prévu. La plateforme intègre la création et la gestion de réunions, un planning de disponibilités ainsi que des workflows autour d’événements.

Calendly est relativement accessible avec un service freemium

L’outil permet d’organiser tout type de réunions :

• Des calls auprès de prospects ;
• Des réunions en privé sur des créneaux individuels ;
• Proposition automatique de créneaux ou tous les interlocuteurs sont disponibles (round robin), à la manière de Doodle ;
• Créer des réunions de groupe (séminaires en ligne, formations, etc.) ;
• Envoyer un lien de son calendrier ;
• Intégrer son calendrier sur un site web ou dans un chatbot ;
• Synchroniser son Calendly avec un calendrier Googlen iCal ou Outlook ;
• Créer des invitations personnalisées avec pour l'événement
• Intégration de services tiers comme Zappier, Zoom, Google Teams, Slack, Hubspot, Salesforce, Mailchimp ...

L’outil permet également de paramétrer son compte en définissant des limites d'utilisation comme :

• Gestion des créneaux pré-disponibles
• Gestion des horaires de disponibilités
• Ajouter un temps minimum entre deux réunions ;
• Limite quotidienne du nombre maximum de réunion
• Envoi de rappel email et SMS
• Affichage de l'horaire selon le fuseau horaire du collaborateur

Avec Calendly, vous êtes le seul à voir le contenu de votre agenda. Vos clients et prospects ne verrons uniquement les créneaux disponibles, selon vos paramètres de disponibilités, vos limites et votre calendrier initial. Par exemple, si vous synchronisez votre calendrier, mais que vous dites par la suite à Calendly que vous ne souhaitez pas travailler le vendredi, bien que vous n’ayez rien de prévu, Calendly ne proposera pas de créneau le vendredi.

Calendly offre également la possibilité de prédéfinir des événements, comme par exemple : "rendez-vous découverte" durée : 35 min. Vos interlocuteurs auront donc la possibilité de choisir selon leur besoin, tout en vous laissant la main sur la durée de la réunion.

Plus d'informations dans la vidéo de présentation de Calendly :

Calendly propose également de créer des Workflows, afin d'automatiser certaines tâches comme les rappels, la gestion des équipes... La plateforme affiche des métrics que le taux d'engagement et les statistiques générales de l'équipe.

Calendly, utile et efficace si vous avez une activité avec des meetings récurrents

La version gratuite de la solution comprend l’intégration d’un calendrier externe, la planification illimitée de rendez-vous et l’accès aux intégrations Zoom, Teams et GoToMeeting. Cette version est suffisante pour les entrepreneurs ou petites équipe, les fonctions sont limitées mais restent tout de même très utiles. Pour une gestion en équipe, nous conseillons l'option PRO.

Attention de ne pas tomber dans le piège de la publication du calendrier à votre public : nous conseillons de mettre en place des limites pour ne pas perturber votre productivité quotidienne. Calendly l'a bien compris et propose de nombreuses solutions en ce sens. De plus, l'intégration sur un site web est très simple à utiliser et permet de gagner du temps dans le processus de prospection commerciale. Calendly offre plusieurs options de personnalisations comme la couleur, la photo de profil, le message d'accueil, la création de formulaire d'inscription ...